兰州某某研究院综合办公平台建设

兰州某某研究院有限公司主要承担大中型工业与民用建筑、城市道路、桥梁、隧道、给排水、热力、防洪、公共交通、风景园林、环境卫生等工程的一体化设计咨询，以及工程勘察、工程测量、工程监理、工程总承包、岩土工程检测、施工图审查等业务。内设6个职能管理部门、2个业务发展与管控中心、13个经营生产部门、5个子公司及5个分公司。

一、建设动因

传统的管理模式效率不高，容易使各单元各自为政；管理多于服务，致使承接的项目成本较高、利润低；由于没有建立统一的信息资源管理平台，业务办理基本处于手工处理或工具化阶段，形成了众多信息分散的报表，但IT支持能力弱，无法追本溯源、提供一站式决策数据支持。

为满足公司发展要求，降低运营成本、提升创新能力和市场竞争能力，兰州某某研究院有限公司2024年立项了综合办公平台建设项目。

二、建设目标

客户期望通过建设综合办公平台的建设，实现沟通在线，协同在线，业务在线、文化在线及移动办公的目标。

1.组织沟通线上化

通过办公平台深度对接钉钉，在使用钉钉原生沟通功能的同时，搭建内部邮件系统和工作交流及任务体系，实现多维一体的随时随地线上沟通。

2.协同审批电子化

实现各部门业务流程的电子流转和审批，数据表单化、业务流程化。实现公文全程电子化管理，支持在线办理和电子签章。

3.日常办公无纸化

实现工作动态、公告通知线上发布和管理；任务分配、进度汇报、问题跟踪全部可在手机端完成；各类管理制度专题门户展现，民主投票、问卷发布和结果统计、员工节日关怀、食堂菜谱公示等都通过平台无纸化进行。

4.业务管理可视化

实现项目全过程的跟踪管理，支持项目台账汇总，项目进度节点的查看，同步实现关联合同管理，合同台账汇总，合同交付与收款节点提示。

三、项目建设

2024年4月我公司中标成为承建单位，公司组织了专门的项目小组，通过项目规划、启动会议、需求调研、开发测试、部署调试、培训推广、试运行及优化等多个阶段共三个月的(2024年5月-8月)的努力，全面完成了合同约定的内容，完成流程平台、门户平台、移动平台、报表平台和知识管理、人事管理、项目管理等功能模块的建设，圆满实现预期目标。

四、实现的主要功能

1.流程管控平台

实施成果：成功部署并上线了流程管控平台，实现了业务活动的标准化与流程化。公文流转、业务审批、报表传递等业务流程均通过电子化方式完成，极大减少了纸质文档的使用，显著提高了审批效率与透明度。系统能有效记录审批过程中的每一步骤、内容及审批意见，并支持分类查询，极大地方便了审批管理与后续审计。成效：审批周期平均缩短30%，流程透明度提升，决策效率显著提高。

2.多维信息门户

实施成果：完成了所需门户平台的开发，完成了公司信息门户、人事门户、项目门户高管门户和个人工作台个性化定制与管理。通过简单的拖拉拽操作，业务人员即可轻松调整门户内容，无需依赖技术团队，大大提升了门户更新的灵活性与时效性。同时，实现了门户的分级授权与维护人员自主管理，确保了门户信息的安全性与准确性。成效：信息快速共享，业务关注度显著增加，信息更新速度提升50%，用户体验感得到极大改善。

公司信息门户截图

3.小型知识管理平台

实施成果：为公司知识管理提供了入门的工具，通过设计成果库、技术规范库、市场经营库、专业知识库、管理知识库、外部资料库等规划建设，构建了一个小型的知识管理平台，为未来实施专业的知识管理系统奠定了基础。成效：实现了公司各部门知识的分类共享，知识复用率成倍增长。

4.项目管理中心

实施成果：建立了基于业务流程的项目管理中心，通过项目报备、立项审批、项目策划、项目执行、项目验收、合同审批及合同回款等业务流程的精心设计和关联，实现了公司承接各类项目的数字化管理。成效：实现了公司核心业务管理流程的规范、可控，业务数据实现了实时共享和统计分析。

项目管理流程图

项目管理门户

5.人事管理中心

  实施成果：建设完成了能够满足人事部门需求的人事管理中心，实现了从人员档案、合同管理、资格证书、招聘管理、考勤管理和人员入、转、调、离全过程的数字化管理，支持多种统计图表。

成效：大大减少了人事部门的重复劳动，档案和所需数据一键可查，提高了分析效率。

6.数字化报表中心

  实施成果：建立了全面的数字化分析平台，通过报表管理功能，实时展示公司各项经营数据、财务数据、人事数据及资产管理数据等，为管理层提供了精准的决策支持。平台支持自定义报表生成，满足不同层级的管理需求。成效：决策效率提高，数据准确性增强，管理层能够更快速地响应市场变化。

7.移动办公平台

实施成果：成功推出了适配智能终端设备的移动办公平台，实现了随时随地的办公体验。移动办公门户集成了流程审批、信息查询、任务管理、待办待阅等功能，使员工能够摆脱地域与时间的限制，高效完成工作任务。成效：移动办公普及率超过80%，员工工作灵活性与满意度显著提升。

五、项目特点

兰州某某研究院有限公司秉承绿色发展理念，主动尝试“数字化转型”，持续探索基于信息化、数智化、平台化的企业运营模式，智能协同综合办公平台建设正是具体的落地实践。自综合办公平台上线后，解决了很多管理过程中存在的问题，个性化智能流程的使用提升了各部门间的业务协作，移动办公模式让办公摆脱时空限制，分岗位的门户满足了不同层级用户汇集信息的需求。平台具有如下特点：

系统功能完善：本次项目建设基于表单引擎、流程引擎与门户引擎，成功实现包括公文管理、流程管理、人事管理、项目管理、知识中心、新闻公告、会议管理、资产管理等在内的综合办公平台，满足了院内各项业务需求。

工作效率显著提升：自动化办公配合钉钉移动化办公工作模式，增加了工作的灵活性，提高了信息流转的速度，降低了部分工作出错率，解决了跨区域办公的难点，工作效率得到显著提升。

团队协作加强：综合办公系统通过集成钉钉等工具，使得员工能够在同一个平台上进行实时的沟通和协作，无论是文档共享、任务分配还是会议安排，都能提供高效的协作环境，从而节省时间和精力，打破部门之间的壁垒，使得不同团队能够更加顺畅地合作，消除了时间和地域的限制，使得团队成员可以随时进行沟通，提高工作效率。‌

数据安全得到保障：本系统通过账号独立机制确保，确保用户个人信息不被他人在未授权情况下随意查阅及使用；企业数据统一收集到综合办公平台，防止数据丢失；系统配套漏洞检测功能，通过检测系统漏洞，及时更新补丁，解决系统安全问题；建立数据库自动备份机制，将系统数据定时自动备份到附件服务器，防止因单服务器异常造成的数据丢失。